Bien travailler ensemble : quel bilan 2023 en Côte-d’Or ?

Pour son rapport d’activités 2023, l’Assurance Maladie de Côte-d’Or dresse le bilan de ses actions internes pour bien travailler ensemble, dans une logique de responsabilité sociétale des organisations (RSO). L’organisme comprend 414 collaborateurs dont 370 CDI, 26 CDD et 18 professionnels de santé.

Sur l’année 2023, la consommation d’électricité du bâtiment de l’Assurance Maladie à Dijon a diminué de 18,81 %.  Pour rendre cela possible, différentes actions ont été menées en interne :

• acculturation de tous les collaborateurs afin que chacun participe à son échelle au plan d’action de sobriété énergétique :  présentation à tous les services des actions à mettre en œuvre et formation « cap vers la sobriété énergétique » ;
• des ateliers éco-défis pour les collaborateurs, pour apprendre les petits gestes du quotidien sur un mode ludique ;
• relai de la campagne « Petits gestes, grands effets » en interne ;
• régulation du chauffage et de la ventilation des locaux : respect des textes règlementaires, soit 19°C en hiver et 26°C en été, déclenchement du mode nuit à partir de 18 h au lieu de 21 h et du mode jour à 6 h au lieu de 4 h  ;
• installation de portes coulissantes intermédiaires dans les espaces donnant sur l’extérieur pour une moindre déperdition de chaleur ;
• création d’un coffre-fort numérique en octobre pour déposer les bulletins de salaire de 281 salariés, afin de limiter les impressions papier ;
• participation au challenge cube, le défi national collectif en faveur de la réduction des consommations d’énergie et des émissions de gaz à effet de serre.

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Infographie montrant les chiffres du challenge Cube pour l’Assurance Maladie en Côte-d’Or en 2023, avec 7^ème dans la catégorie des bâtiments publics de 5 000 à 15 000 m2, 17,4 % taux d’économies d’énergie et 19,5 % taux de réduction d’émission de C02

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L’Assurance Maladie de Côte-d’Or a continué d’agir pour la mobilité durable :

• en encourageant le co-voiturage à travers un abonnement employeur à la plateforme Blablacardaily et une communication sur les avantages fiscaux ;
• en participant au challenge mobilité durable de Bourgogne-Franche-Comté : l’organisme a obtenu la première place dans la catégorie de 250 à 999 salariés sur 26 établissements, avec 84 participants pour une distance de 13 110 kilomètres en mobilité douce ;
• en signant un accord protocole forfait mobilité durable le 27 septembre 2023, permettant la prise en charge d’indemnités kilométriques pour les déplacements en vélo, vélos à assistance électrique, trottinettes à assistance électriques et/ou la participation aux dépenses réelles liées à la pratique du vélo ou trottinette à assistance électrique, pour un montant forfaitaire individuel de 400 € maximum par an. Le coût était d’environ 13 000 € pour l’Assurance Maladie de Côte-d’Or en 2023.

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Infographie montrant les chiffres des objectifs du contrat pluriannuel de gestion en Côte-d’Or en 2023, avec 95,31 % des objectifs réalisés dont : 97,33 % pour l’accès aux droits et aux soins, 95,7 % pour la qualité de service, 100 % pour le volet individualisé recours contre tiers, 91,11 % pour l’efficience du système de soins et 96 % pour l’efficience interne et maîtrise des activités

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Les objectifs fixés à l’Assurance Maladie de Côte-d’Or en 2023, dans le contrat pluriannuel de gestion (CPG), ont été atteints à 95,31 %, grâce à la mobilisation collective des collaborateurs, et la mise en place de nouveaux outils en interne, notamment :

• l’automatisation d’un outil de contrôle, pour gagner du temps sur le ciblage des dossiers à contrôler et la complétude des données de reporting, en mai 2023. Gain de 30 minutes par professionnel de santé contrôlé ;
• la mise en place d’une nouvelle interface de gestion entre le service de gestion des revenus de replacements et de substitution et le service médical, en avril 2023. Passage de 1 100 dossiers en stock à 23, pour revenir à l’objectif de délai de traitement fixé localement à 48 h ;
• le partage des bonnes pratiques dans l’usage des outils de communication interne, et les règles pour une réunion efficace, avec un travail mobilisant les managers et des supports de sensibilisation apposés dans les salles de réunion et sur chaque espace de travail ;
• le déploiement de l’outil Pilomed, pour aider les responsables à maitriser les délais de traitement des sollicitations des assurés par les services experts (demandes de niveau 2). Un groupe sur la plateforme collaborative LIAM, composé de 101 membres, a également été créé. Les travaux de ce groupe ont donné lieu à 19 publications en 2023, dont la réalisation de plusieurs modes opératoires non existants pour les agents, encadrants, et hyperviseurs, des échanges réguliers avec les services de front office (accueil, téléphone, réponse mail), un partage d’une grille d’évaluation des e-mails aux responsables, la supervision des sollicitations bloquées ou encore le recensement des besoins managers en terme de pilotage ;
• 10 nouveaux managers ont été accompagnés sur les attendus du pilotage en local ;
• 6 collaborateurs ont été accompagnés sur un atelier simple d’optimisation pour mieux gérer les activités et gagner en performance, selon une démarche participative ;
• 53 accompagnements et 172 h personnalisées pour accompagner la direction, les managers de branche et les pilotes aux nouveaux indicateurs de gestion issus de la nouvelle convention d'objectifs et de gestion ;
• le passage à Pléiade, le 6 novembre 2023, pour industrialiser le traitement des courriers postaux entrants et dégager des gains de productivité sur cette activité. Les courriers reçus par voie postale sont numérisés par une plateforme à Marseille. 83 actions ont été menées au total suite aux réunions bilatérales entre les services pour mettre en place cette nouvelle organisation. A fin 2023, 50 % du courrier arrivait désormais à Marseille.

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Infographie montrant les chiffres des ressources humaines de l’Assurance Maladie en Côte-d’Or en 2023, avec 414 collaborateurs, dont 370 CDI, 18 professionnels de santé et 26 CDD, 321 femmes soit 78 %, 97/100 d’index égalité hommes-femmes, 40 métiers différents et 44 recrutements dont 21 en externe

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Pour maintenir une politique de ressources humaines attractive, l’Assurance Maladie de Côte-d’Or a mis en place plusieurs actions :

• des recrutements en alternance pour la première année, avec 6 contrats de professionnalisation et 3 contrats d’apprentissage, afin de contribuer à la formation et à une meilleure intégration des jeunes dans le marché du travail mais aussi pour mieux faire connaître nos emplois ;
• participation au premier forum de l’emploi à la Sécurité sociale, le 6 octobre 2023 à Dijon, ouvert aux personnes en recherche d’emploi et à tous ceux qui avaient envie de rejoindre la Sécurité sociale. Plus de 500 participants sont venus sur le stand de l’Assurance Maladie, animé par les équipes des ressources humaines, 106 curriculum vitae ont été recueillis et 14 entretiens en job dating ont été réalisés, pour 4 candidats retenus ;
• 2 collaborateurs de l’Assurance Maladie de Côte-d’Or se sont prêtés au jeu de promouvoir leurs métiers à travers une série de vidéos. Quelles sont leurs missions ? Leur journée type ? Les qualités à avoir ? Une anecdote en lien avec leurs métiers ? Pourquoi rejoindre la Sécurité sociale ? ;
• sur les 414 collaborateurs de l’Assurance Maladie de Côte-d’Or, 350 ont suivi au moins une formation dans l’année, soit 12 632 heures de formation ;
• une vingtaine de collaborateurs ont testé « Pix », le service public en ligne pour évaluer, développer, et certifier ses compétences numériques. Le déploiement à tous est prévu en 2024 ;
• pour accompagner le développement de carrière, 7 nouveaux managers ont passé la certification de qualification professionnelle pour devenir manager opérationnel ;
• 5 futurs papas ont bénéficié d’un rendez-vous individuel d’accompagnement paternité, mis en place début 2023 suite à la loi allongeant le congé paternité, comme pour les futures mamans ;
• une expérimentation d’aménagement de nouveaux locaux a été réalisée, auprès de 5 services, pour adapter les locaux aux évolutions en lien avec le télétravail : disposer d’espaces collaboratifs et des espaces où l’on travaille au calme, et rapprocher les bureaux de l’encadrement, des experts techniques et des équipes ;
• une campagne d’affichage contre le sexisme.

Pour favoriser l’intégration et le maintien dans l’emploi de salariés en situation de handicap, plusieurs actions ont été réalisées à l’Assurance Maladie de Côte-d’Or :

• une animation « talents et handicap », et une intervention de Pascal Jacob sur la charte Romain Jacob, ont été organisées pour tous les collaborateurs, le 14 novembre 2023 ;
• la participation à la journée Duoday avec 9 stagiaires en situation de handicap, le 23 novembre 2023, pour faire découvrir les différents métiers de l’Assurance Maladie ;
• une campagne de sensibilisation a été déployée tout au long de l’année sur l’intranet, avec plusieurs articles sur les idées reçues ou encore les troubles du spectre autistique.

Enfin, la santé au travail est également une priorité de l’Assurance Maladie de Côte-d’Or. De nombreuses actions ont été mises en place en 2023 :

• suite à un diagnostic du bâtiment et des préconisations sur les mesures de sécurité à renforcer, un dispositif d’alerte intrusion a été installé en décembre dans les couloirs ;
• des formations ont été dispensées à tous les managers sur la gestion de la charge de travail ;
• la participation au challenge don du sang inter-organismes renouvelé en février 2023 par l’établissement français du sang. L'équipe Sécurité sociale est arrivée troisième avec 54 participants, parmi 97 équipes engagées. Au global le challenge a enregistré plus de 1 200 dons, dont près de 30 % de dons de plasma ;
• le 4 juin 2023, 104 collaborateurs de l’Assurance Maladie de Côte-d’Or et leurs conjoints et enfants ont participé à l’édition 2023 de la course Odysséa Dijon, pour un total de 1 692 € de frais d’inscription pris en charge par l’employeur. Cet événement est destiné à récolter des fonds pour soutenir des acteurs locaux de la lutte contre le cancer du sein ;
• une équipe d’étudiants en service sanitaire, 6 étudiants médecins et kinés de l’université de Bourgogne, ont proposé une animation sur le thème « un esprit sain dans un corps sain ». 9 ateliers pour favoriser l’activité physique ont été proposés à 55 collaborateurs : ateliers souplesse, renforcement et cardio. L’objectif était également de casser les stéréotypes sur le sport, entretenir son corps, pour atteindre équilibre et bien-être ;
• des séances bien-être ont été proposées aux collaborateurs depuis le 2 octobre 2023, durant la pause déjeuner, prises en charge par l’employeur.

Pour fédérer les 414 collaborateurs autour des priorités d’action nécessaires pour s’adapter aux évolutions et enjeux de l’Assurance maladie, un projet d’entreprise a été co-construit en 2023 avec l’ensemble des équipes de l’organisme. Les équipes ont proposé des actions répondant aux 3 ambitions définies pour le projet, et ont choisis ensuite 15 actions qui les illustraient le mieux. Un concours pour définir le nom du projet a été lancé ainsi que pour créer le logo du projet. 5 projets de logo ont été présentés et soumis au vote des collaborateurs. Le nom du projet sera #ENSEMBLE2027 ! Une équipe miroir composée d’agents et de managers a été consultée en amont de toutes les actions et a contribué au co-pilotage du projet. 8 actions sur les 15 sélectionnées en 2023 ont été mise en œuvre.

Pour développer la collaboration et la fierté d’appartenance, l’Assurance Maladie a mis en place plusieurs temps collectifs internes :

• des animations internes ont rythmé l’année : cérémonie des vœux et d'hommage aux médaillés du travail et aux retraités de l'année en janvier 2023, fête des collègues en juin 2023, noël des collègues en décembre 2023 avec une grande collecte solidaire pour les bénéficiaires de l'association dijonnaise ADEFO œuvrant dans les domaines de l'urgence sociale et de la lutte contre l'exclusion ;
• une opération fédératrice « La Très Belle Équipe », à l’échelle nationale mobilisant l'ensemble des collaborateurs autour d'un mot d'ordre : « nous formons tous une seule et même équipe ! » couplée aux 5 ans du bâtiment de l’Assurance Maladie de Côte-d'Or à Dijon, en février/mars2023 ;
• point d’orgue 2023 : l’organisation d’une journée avec l’ensemble des collaborateurs, le 14 novembre, au stade de Dijon pour partager, apprendre et se ressourcer. Objectif : illustrer une des 3 ambitions de notre projet de caisse #ENSEMBLE2027 « Bien travailler ensemble dans la diversité ». Au programme : conférences, ateliers, échanges et découvertes inter services. 88 % des collaborateurs étaient satisfaits de l’évènement.

Pour répondre aux attentes en interne, donner du sens aux activités de chacun et entretenir la culture d’entreprise, un ensemble de dispositifs a été mis en place :

• les podcasts mensuels « A bientôt dans les couloirs » ont été poursuivis en 2023, pour mieux faire comprendre l’activité des services, avec 9 épisodes pour un total de 902 écoutes et 118 j’aime sur l’intranet ;
• les « flash conf' », conférences courtes pour mieux comprendre les actualités de l’Assurance Maladie et son environnement, ont également été poursuivies avec 4 épisodes, pour 400 participants en direct et en replay ;
• les rendez-vous RH, newsletters bimestrielles d'informations, apportaient des éclairages sur la mobilité interne, les possibilités d'évolutions, la vie au travail ;
• 370 actualités internes ont été diffusées via une télévision interne à l’entrée du personnel et l'intranet collaboratif.